LAYANAN PORTER
Porter adalah salah section atau
bagian dari Front Office Departemen yang bertugas untuk menangani barang bawaan
tamu, baik pada saat check in maupun check out.
Ø Peran
utama seorang porter sebagai berikut :
· Menyambut
kedatangan tamu.
· Membantu
tamu dengan barang bawaannya.
· Mengamankan
barang bawaan tamu.
· Memandu
tamu menuju meja recertion untuk melakukan registrasi.
· Mengantar
tamu menuju kamar.
· Mengantarkan
barang bawaan tamu ke kamar.
· Menujukan
kamar dan menjelaskan fasilitas kamar.
Ada
beberapa jenis (luggage) yang dibawa
oleh tamu adalah :
1.
Trunk
adalah sebuah tas atau koper besar untuk
membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film dan lainnya.
2.
Suit Case
Suit case
biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini sering
dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada
dua. Hard suitcases terbuat
dari metal atau plastic. Dan soft suitcases terbuat dari kulit, kain
atau kain kanvas.
3.
Hand Bag (Satchel)
Sebuah
jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft material) seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang
diberi lapisan didalamnya yang mana biasanya tas ini dibawa dengan cara
menenteng. Tas ini biasanya untuk
membawa barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan
(majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb)
4.
Brief Case
Bentuknya
hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai oleh laki-laki. Tas tangan
ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk membawa dokumen, tiket,
telephone seluler, surat-surat penting, uang, dsb)
5.
Cosmetic Case (Beauty Case, Vanity
Case)
Tas untuk
menyimpan berbagai perlatan kosmetika. Tas ini biasanya dibawa oleh wanita
selama dalam perjalanan.
6.
Hat Box
Tas untuk
menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya menyerupai topi yang dibawa.
7.
Haversack
Tas kanvas
untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini biasanya dikenal dengan tas
tentara.
8.
Val-Pak (Val Case)
Val case
adalah sejenis tas pakaian yang dapat dilipat, biasanya tas ini dapat
digantungkan.
9.
Traveling Bag (Shoulder-Bag)
Traveling
bag adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya digunakan oleh
para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya dengan menggantungkannya
dipundak (shoulder).
10.
Garment Bag (Valet bag, Suit bag)
Garment
bag biasanya terbuat dari kulit, kain atau plastik. Tas ini biasanya untuk
membawa baju jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung di hanger.
11.
Golf Case
Tas untuk
membawa perlengkapan olah raga golf
12.
Camera Case
Tas untuk
membawa perlengkapan foto seperti camera
body, lensa, flashes dsb.
Administrasi
di section ini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang
dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu.
Berikut formulir yang digunakan oleh
seorang porter antara lain :
1.
Luggage Tag
Kartu
tanda barang yang digantungkan pada barang-barang bawaan tamu agar tidak
tertukar atau hilang. Kartu ini biasanya disematkan pada barang sebelum tamu
diantar ke kamar. Demikian juga pada saat tamu check-out, menitipkan
barang, dan pindahan kamar, petugas harus mengantungkan kartu barang ini pada
barang-barang milik tamu agar jangan sampai tertukar dengan barang milik orang
lain.
2.
Errand Card
Kartu yang digunakan oleh bellboy
untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungaan dengan penanganan barang tamu
tiba, pindah kamar atau berangkat, setelah kartu ini diisi akan segera
diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam bellboy
control sheet.
3.
Bellboy Control Sheet
Lembar atau formulir pengawasan yang
digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan
barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini di isi berdasarkan
data dari bellboy errand card.
4.
Baggage Clain Check
Baggage claim check adalah kartu
tanda bukti penitipan barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang
penitipan barang (luggage store).
Kartu ini memuat dua bagian yaitu :
- Bagian Depan, berisikan informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititip,
- Bagian Belakang, memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang yaitu:
1. Hotel tidak bertanggung jawab
terhadap kehilangan barang-barang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak
bertanggung jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses
penyimpanan.
2. Pemilik barang akan menanggung
seluruh resiko yang disebabkan oleh api, air dan kecurian dll. Hotel akan
menjaga barang tamu di lingkungan hotel, barang akan diberikan dengan
menunjukkan kartu ini.
